Polityka prywatności
Logistic Master
Informacja o przetwarzaniu danych w systemie zarządzania transportem.
Należy wpisać adres kontaktowy do spraw RODO, listę dostawców usług, faktyczne okresy retencji i zweryfikować dokument z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Administrator danych
Administratorem danych jest Hot Leads Filip Kędziora, ul. Kajakowa 2, 02-838 Warszawa, NIP 7011103210, REGON 522972696. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@ai-ops.pl.
Zakres przetwarzanych danych
Użytkownicy systemu
Imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, rola i dane uwierzytelniające.
Kierowcy
Dane kontaktowe, informacje o uprawnieniach, przydziały do pojazdów i transportów.
Transporty
Numery zleceń, kontrahenci, trasy, terminy, statusy i uwagi operacyjne.
Telematyka
Pozycja pojazdu, przebieg, prędkość oraz dane paliwowe — wyłącznie po podłączeniu odpowiedniej integracji.
Cele i podstawy przetwarzania
Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania umów transportowych, zarządzania flotą, komunikacji z kontrahentami, rozliczeń, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wypełniania obowiązków prawnych. Odpowiednią podstawę z art. 6 RODO administrator ustala dla każdego procesu przed uruchomieniem produkcyjnym.
Lokalizacja GPS i monitoring pojazdów
Dane lokalizacyjne mogą być wykorzystywane do realizacji transportu, planowania pracy, raportowania statusu, ewidencji przebiegu i ochrony mienia. Dostęp powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby. Przed uruchomieniem monitoringu administrator musi poinformować kierowców, określić zakres oraz okres przechowywania danych i spełnić wymagania prawa pracy.
Odbiorcy i dostawcy
Dane mogą być udostępniane upoważnionym pracownikom, kontrahentom w zakresie potrzebnym do realizacji transportu oraz dostawcom hostingu, poczty, telematyki i usług AI działającym na podstawie odpowiednich umów. Lista dostawców zostanie uzupełniona po wyborze architektury produkcyjnej.
Okres przechowywania
Dane będą przechowywane nie dłużej, niż wymaga tego cel przetwarzania, umowa lub przepisy. Docelowe okresy dla kont, korespondencji, dokumentacji transportowej i historii GPS należy zatwierdzić oraz technicznie wdrożyć przed rozpoczęciem rzeczywistego przetwarzania.
Prawa osób
Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zakres praw zależy od podstawy przetwarzania.
Bezpieczeństwo
Wersja demonstracyjna zapisuje dane lokalnie w przeglądarce i nie powinna zawierać danych rzeczywistych. Wersja produkcyjna wymaga backendu, kontroli dostępu, szyfrowania transmisji, bezpiecznego zarządzania sekretami, kopii zapasowych, rejestru zdarzeń oraz procedur obsługi naruszeń.
Zmiany i kontakt
Dokument będzie aktualizowany wraz z rozwojem systemu i zmianą dostawców. Pytania dotyczące prywatności należy kierować na kontakt@ai-ops.pl.